privacy policy Market research

 

Gentile intervistato,

 

ELMA RESEARCH S.r.l. è un istituto di ricerche di mercato specializzato nel settore farmaceutico. ELMA RESEARCH S.r.l. applica fedelmente gli articoli della EPhMRA (European Pharmaceutical Marketing Research Association) che fissa un preciso Codice di Condotta. È inoltre membro dell’ESOMAR (European Society of Marketing and Research), organizzazione che delinea stretti orientamenti volti a garantire anonimato e riservatezza degli intervistati e dei partecipanti alle proprie ricerche di mercato (di seguito anche indagini). La società ELMA ACADEMY S.r.l. è stata costituita da ELMA RESEARCH S.r.l. con atto registrato all’Agenzia delle Entrate il 10 aprile 2021. Entrambe le Società (in seguito, “Contitolari”) determinano congiuntamente le finalità e le modalità del trattamento. Ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), La informiamo il trattamento dei dati da Lei forniti sarà effettuato con modalità e procedure finalizzate a garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza e sicurezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali. Le comunichiamo a tal fine quanto segue.

1. OGGETTO DEL TRATTAMENTO
I dati trattati dalle Contitolari sono quelli da Lei forniti come rispondente nell’ambito della sua adesione alle ricerche di mercato e possono riferirsi a:

• dati di contatto, quali ad esempio nominativo, e-mail, numero di telefono;
• dati amministrativi e contabili es. Codice Fiscale o IBAN;
• dati personali richiesti o acquisiti nel corso della ricerca di mercato, raccolti al fine di consentirne lo svolgimento.

Nel contesto di interviste personali, sia individuali sia di gruppo, sono inoltre oggetto di trattamento la voce e le immagini raccolte nel corso della partecipazione alla ricerca di mercato.

Ove i rispondenti fossero pazienti/consumer, i dati personali acquisiti potrebbero anche riferisi a categorie particolari di dati personali, tra cui:

• dati relativi allo stato di salute, finalizzati alla compilazione di attività preparatorie, propedeutiche allo svolgimento dell’indagine e acquisiti durante la conduzione della ricerca di mercato;
• informazioni di contesto (come ad esempio patologie, farmaci assunti) finalizzati esclusivamente a completare le informazioni inerenti la segnalazioni di eventuali eventi avversi da segnalare in forma anonima all’azienda farmaceutica.

Le modalità di svolgimento di ogni singola ricerca di mercato saranno condivise con ogni rispondente prima dell’avvio della ricerca stessa.

2. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica di tale trattamento può ravvisarsi:

• nella prestazione del consenso, fornito contestualmente all’adesione all’indagine di mercato;
• nell’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto con il Committente dell’indagine di mercato;
• nell’adempimento di obbligazioni previste dalla legge.

3. ORIGINE DEI DATI
I dati personali in possesso delle Contitolari sono raccolti direttamente presso l’interessato tramite la modulistica di contatto e solo eventualmente possono provenire da terzi.

4. FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
I dati personali e le eventuali variazioni che Lei comunicherà in futuro alle Contitolari sono raccolti e trattati per le seguenti ed esclusive finalità:

4.1  Finalità connesse alla esecuzione di un contratto o all’adempimento di obblighi cogenti che non necessitano del consenso dell’interessato:

• gestione contabile e amministrativa;
• gestione delle attività relative alla trasparenza dei flussi finanziari;
• gestione delle comunicazioni obbligatorie previste dalla normativa vigente
• comunicazione e aggiornamenti sulle ricerche a cui lei ha collaborato o su future ricerche di mercato che riguardano tematiche correlate

Gestione della farmacovigilanza

In base alla normativa sulla farmacovigilanza, devono essere segnalati all’aziena farmaceutica committente eventuali eventi avversi emersi durante la ricerca di mercato. Nel caso di pazienti/consumer le segnalazioni sono effettuate sempre in form a anonima.

Nel caso di Medici/Operatori sanitari e ove fosse necessario,  sarà acquisito un consenso specifico per poter fornire all’azienda farmaceutica il nominativo del rispondente coinvolto nella ricerca di mercato.

4.2     Finalità connesse alla ricerca di mercato a cui l’interessato ha aderito:

• elaborazione dei dati per definire il campione di riferimento;
• conduzione dell’indagine;
• incentivazione ai rispondenti secondo gli standard di settore;
• miglioramento dell’accuratezza nella definizione dei campioni di indagine.

I dati saranno raccolti attraverso le diverse modalità di conduzione dell’indagine a cui l’interessato potrà aderire:

• interviste telefoniche;
• interviste on-line;
• interviste personali individuali o di gruppo.

Le interviste telefoniche e personali potranno essere audio/videoregistrate.

Le interviste (individuali o di gruppo) potranno inoltre essere osservate (in diretta o in differita) da parte di rappresentati del Committente dell’indagine ed eventuale trasmissione in videostreaming dell’incontro, sempre con il Suo espresso consenso in calce al presente documento.

L’interessato potrà essere contattato  via mail o telefono, a seconda del recapito che vorrà fornirci.

4.3     Finalità ulteriori basate sul consenso espresso dell’interessato, raccolto per ogni singola indagine:

• trasmissione dei contatti dell’interessato al Dipartimento di Farmaco Vigilanza dell’Azienda Committente qualora durante la ricerca di mercato si dovesse menzionare un evento avverso e/o un’informazione rilevante di safety durante la ricerca di mercato;
• trasmissione di una copia della registrazione audio effettuata durante la conduzione della ricerca di mercato all’azienda committente e/o l’azienda cliente finale a cui ha preso parte l’interessato, al fine di aiutare il personale delle aziende stesse a meglio comprendere i risultati della ricerca;
• trasmissione di un montaggio audio/audio video con diversi clip contenenti anche brevi spezzoni dell’intervista individuale o di gruppo all’azienda committente e/o l’azienda cliente finale a cui ha preso parte l’interessato;
• trasmissione dell’immagine dell’interessato in occasione di presentazioni, conferenze o eventi organizzati dalle Contitolari;
• consegna del materiale audio/audio video ritraente l’intervistato all’azienda committente;
• condivisione e pubblicazione dell’immagine dell’intervistato come esplicitato nel Consenso del diritto all’esercizio del diritto di immagine (Modulo 4);
• Pubblicazione e diffusione dell’immagine dell’intervistato tramite i canali utilizzati dal committente, come esplicitato nel Consenso del diritto all’esercizio del diritto di immagine.

4.4     Finalità ulteriori basate sul consenso espresso dell’interessato:

• condivisione dei dati personali conferiti con soggetti terzi (Elma Academy o altri partner), per invio di comunicazioni relative alle attività ed i servizi aziendali (come, ad esempio, corsi di formazione ECM e non, inviti a congressi, iniziative educazionali, etc..).

5. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. In particolare:

• Raccolta dei dati presso l’interessato, tramite compilazione di modulistica cartacea o applicativi aziendali;
• Registrazione ed elaborazione su supporto informatizzato e cartaceo;
• Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente automatizzata, attraverso applicativi aziendali e anagrafiche informatizzate;
• Clusterizzazione dei nominativi all’interno del database in base alla storicizzazione delle ricerche precedentemente svolte.

Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti idonei a garantirne la riservatezza, l’integrità e la disponibilità. I dati in questione non saranno oggetto di diffusione.

Rammentiamo che per trattamento si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (art. 4 GDPR).

6. CONSERVAZIONE DEI DATI
Le Contitolari tratteranno i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui sopra; in particolare:

• dati anagrafici: 5 anni dall’ultima collaborazione;
• dati amministrativi e contabili: 10 anni o secondo quanto previsto dalle normative in vigore;
• voce e immagini acquisiti durante le interviste: 5 anni, o comunque per un tempo necessario per poter assolvere alle richieste di farmacovigilanza del committente.

Le informazioni raccolte durante le interviste sono conservate in forma anonima separatamente dal nome del rispondente, secondo quanto previsto dal codice deontologico delle ricerche di mercato.

7. ACCESSO AL TRATTAMENTO
I dati saranno resi accessibili, per le finalità di cui al punto n. 4, ai dipendenti/collaboratori delle Contitolari nella loro qualità di autorizzati al trattamento. I dati possono essere inoltre accessibili, previa idonea nomina come Responsabili del trattamento ove necessario, a soggetti terzi che svolgono attività in outsourcing per conto delle Contitolari, a titolo esemplificativo:

• fornitori di servizi di supporto strumentali alla conduzione delle indagini;
• consulenti fiscali/Istituti bancari al fine del pagamento di ogni indennità prevista (rif. Punto 4.1).

Qualunque soggetto, interno o esterno, autorizzato ad accedere al trattamento sottoscrive un impegno di riservatezza, attraverso il quale:

• DICHIARA di essere consapevole del fatto che, nel corso dell’attività in oggetto, verranno acquisite informazioni riservate e confidenziali;
• SI IMPEGNA E OBBLIGA a mantenere riservato e strettamente confidenziale e quindi a non divulgare a terzi, per nessuna ragione, in nessuna forma o modalità, in tutto o in parte, le informazioni raccolte nel corso dell’attività in oggetto.

8. COMUNICAZIONE DEI DATI
I dati raccolti non verranno comunicati a terzi, ma i risultati della ricerca, elaborati in forma aggregata, potranno essere comunicati al Committente dell’indagine a cui sta prendendo parte e, sempre nel rispetto dell’anonimato dei partecipanti, diffusi. Le singole interviste potranno essere rese accessibili al soggetto che ha commissionato la ricerca, ma in tal caso verrà richiesto espresso consenso dell’interessato, secondo quanto riportato al punto 4.3.

Senza la necessità di un espresso consenso le Contitolari potranno comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al punto 4 ai seguenti soggetti:

• Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie;
• Altri soggetti cui la facoltà di accedere ai suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.

9. TRASFERIMENTO DEI DATI
La gestione e la conservazione dei dati personali avverranno su server ubicati all’interno dell’Unione Europea delle Contitolari e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. Nel caso i dati fossero trasferiti in Paesi Terzi, sono garantiti i livelli di sicurezza previsti dall’art. 45 del GDPR.

10. NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO DI RISPONDERE
Il conferimento dei dati è facoltativo. In loro assenza, non sarà possibile procedere con l’indagine.

11. DIRITTO DELL’INTERESSATO
Lei avrà il diritto di rivedere/risentire le registrazioni audio-video e di richiederne la distruzione in qualsiasi momento.

Secondo le disposizioni del GDPR, l’interessato ha i seguenti diritti nei confronti delle Contitolari del Trattamento:

• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali (Diritto di accesso art. 15);
• di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo (Diritto di Rettifica art. 16);
• ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e le Contitolari del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussistono determinate condizioni (Diritto all’oblio art. 17);
• ottenere la limitazione del trattamento in determinate ipotesi (Diritto alla limitazione del trattamento art. 18);
• ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento, senza impedimenti da parte delle Contitolari del trattamento cui li ha forniti, in determinati casi (Diritto alla portabilità dei dati art. 20);
• opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano (Diritto di opposizione art 21);
• ricevere senza ingiustificato ritardo comunicazione della violazione dei dati personali subita dalle Contitolari del trattamento (Art. 34);
• revocare il consenso espresso in qualsiasi momento (Condizioni per il consenso art. 7).

Ove applicabili, l’interessato può esercitare i diritti di cui sopra, tramite e-mail o telefono alle Contitolari, che si riservano di verificare l’identità dell’interessato prima di intraprendere ulteriori azioni in base alla sua richiesta. In caso di reclamo l’interessato si può rivolgere all’Autorità Garante per la Protezione dei dati.

12. CONTITOLARI DEL TRATTAMENTO
ELMA RESEARCH S.r.l, via Felice Casati, 32 – 20124 Milano (MI).
L’interessato può esercitare i diritti di cui al punto 11 via Email: phv.compliance@elmaresearch.com

ELMA ACADEMY S.r.l, via Felice Casati, 32 – 20124 Milano (MI).
L’interessato può esercitare i diritti di cui al punto 11 via Email:
phv.compliance.academy@elmaacademy.com

L’elenco dei Responsabili è disponibile presso le Contitolari.

13. DATI DI CONTATTI DEL RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI  – DPO
Frareg S.r.l. Viale Jenner 38, 20159 Milano, tel. 02 69010030
Referente Ing. Barbosa. Email dpo@frareg.com

14. AGGIORNAMENTO DELLA PRESENTE INFORMATIVA
Ultimo aggiornamento: febbraio 2026.

La presente Informativa può subire variazioni. Eventuali modifiche sostanziali saranno trasmesse agli interessati tramite email o pubblicazione sui siti web aziendali.