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Privacy

 

Elma Research ha adottato questa Informativa sulla privacy per stabilire e mantenere un livello adeguato di protezione della privacy dei dati personali. Questa politica si applica al trattamento dei dati personali che Elma Research ottiene dai suoi clienti, dai medici e dai pazienti che collaborano alle ricerche di mercato nel settore farmaceutico.


1 - Oggetto del trattamento
I dati trattati da ELMA Research S.r.l. sono quelli da Lei forniti e si riferiscono a:

dati anagrafici e identificativi, quali ad esempio nominativo, residenza, numero di telefono, e-mail;
dati relativi alla specializzazione e alla struttura sanitaria in cui opera;
dati amministrativi e contabili es. Codice Fiscale o IBAN;
voce e immagini acquisite durante le interviste;
dati personali richiesti o acquisiti nel corso dell’intervista, finalizzati allo svolgimento delle indagini di mercato.


2 - Base giuridica del trattamento
La base giuridica di tale trattamento può ravvisarsi:

nella prestazione del consenso;
nell’esecuzione di obblighi derivanti dal contratto con il Committente;
nell’adempimento di obbligazioni previste dalla legge.


3 - Origine dei dati
I dati personali in possesso del Titolare sono raccolti direttamente presso l’interessato tramite la modulistica di contatto e solo eventualmente possono provenire da terzi.


4 - Finalità del trattamento
I dati personali e le eventuali variazioni che Lei comunicherà in futuro a ELMA Research S.r.l. sono raccolti e trattati per le seguenti ed esclusive finalità:

4.1     Finalità connesse alla esecuzione di un contratto o all’adempimento di obblighi cogenti che non necessitano del consenso dell’interessato:
gestione contabile e amministrativa;
gestione delle attività relative alla trasparenza dei flussi finanziari;
gestione delle comunicazioni di eventi avversi, in forma anonima.

4.2     Finalità connesse alla esecuzione dell’indagine condotta da Elma Research e dell’analisi dei risultati raccolti, basate sul consenso dell’interessato:
elaborazione dei dati per definire il campione di riferimento;
conduzione dell’indagine;
incentivazione secondo gli standard di settore.
I dati saranno raccolti attraverso le diverse modalità di conduzione dell’indagine a cui l’interessato potrà aderire:
interviste telefoniche;
interviste on-line;
interviste personali individuali o di gruppo;
Le interviste telefoniche e personali potranno essere audio/videoregistrate.
Le interviste personali potranno inoltre essere osservate da parte di rappresentati del Committente dell’indagine ed eventuale trasmissione in videostreaming dell’incontro
L’interessato potrà essere contattato di volta in volta via mail o telefono.


4.3 - Finalità ulteriori basate sul consenso espresso dell’interessato, raccolto per ogni singola indagine:
trasmissione dei contatti dell’interessato al Dipartimento di Farmaco Vigilanza dell’Azienda Committente qualora durante le interviste si dovesse menzionare un evento avverso e/o un’informazione rilevante di safety durante la ricerca di mercato;

trasmissione di una copia della registrazione audio effettuata durante l’intervista all’azienda committente e/o l’azienda cliente finale a cui ha preso parte l’interessato, al fine di aiutare il personale delle aziende stesse a meglio comprendere i risultati della ricerca;
trasmissione di un montaggio audio/audio video con diversi clip contenenti anche brevi spezzoni dell’intervista all’azienda committente e/o l’azienda cliente finale a cui ha preso parte l’interessato.
trasmissione dell’immagine dell’interessato in occasione di presentazioni, conferenze o eventi organizzati da Elma Research S.r.l.


5 - Modalità del trattamento
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. In particolare:

Raccolta dei dati presso l’interessato, tramite compilazione di modulistica cartacea o applicativi aziendali;
Registrazione ed elaborazione su supporto informatizzato e cartaceo;
Profilazione effettuata in base alla specializzazione medica
Profilazione effettuata in base alle collaborazioni in precedenti ricerche;
Organizzazione degli archivi in forma prevalentemente automatizzata, attraverso applicativi aziendali e anagrafiche informatizzate.
Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti idonei a garantirne la riservatezza, l’integrità e la disponibilità. I dati in questione non saranno oggetto di diffusione.
Rammentiamo che per trattamento si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (art. 4 GDPR).


6 - Conservazione dei dati
Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità di cui sopra; in particolare:

dati anagrafici identificativi e connessi alla specializzazione: 5 anni dall’ultima collaborazione;
dati amministrativi e contabili: 10 anni o secondo quanto previsto dalle normative in vigore;
voce e immagini acquisiti durante le interviste: 5 anni, al fine di poter assolvere alle richieste di farmacovigilanza del committente.
Le informazioni raccolte durante le interviste sono conservate in forma anonima separatamente dal nome del rispondente, secondo quanto previsto dal codice deontologico delle ricerche di mercato.


7 - Accesso al trattamento
I dati saranno resi accessibili, per le finalità di cui al punto n. 4, ai dipendenti/collaboratori di Elma Research S.r.l. nella loro qualità di autorizzati al trattamento. I dati possono essere inoltre accessibili, previa idonea nomina come Responsabili del trattamento ove necessario, a soggetti terzi che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, a titolo esemplificativo:

Consulenti Fiscali/Istituti bancari al fine del pagamento di ogni indennità;
fornitori di servizi di supporto strumentali alla conduzione delle indagini.


8 - Comunicazione dei dati
I dati raccolti non verranno comunicati a terzi, ma i risultati della ricerca, elaborati in forma aggregata, potranno essere comunicati al nostro committente dell’indagine a cui sta prendendo parte e, sempre nel rispetto dell’anonimato dei partecipanti, diffusi. Le singole interviste potranno essere rese accessibili al soggetto che ha commissionato la ricerca ad Elma Research S.r.l., ma in tal caso verrà richiesto espresso consenso dell’interessato, secondo quanto riportato al punto 4.3.
Senza la necessità di un espresso consenso il Titolare potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui al punto 4 ai seguenti soggetti:
Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie;

Altri soggetti cui la facoltà di accedere ai suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge.
Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.


9 - Trasferimento dei dati
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili del trattamento. Nel caso i dati fossero trasferiti in Paesi Terzi, sono garantiti i livelli di sicurezza previsti dall’art. 45 del GDPR.


10 - Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere
Il conferimento dei dati è facoltativo. In loro assenza, non sarà possibile procedere con l’indagine.


11 - Diritti dell’interessato
Lei avrà il diritto di rivedere/risentire le registrazioni audio-video e di richiederne la distruzione in qualsiasi momento.

Secondo le disposizioni del GDPR, l’interessato ha i seguenti diritti nei confronti del Titolare del Trattamento:
ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali (Diritto di accesso art. 15);

di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo (Diritto di Rettifica art. 16);
ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussistono determinate condizioni (Diritto all’oblio art. 17);
ottenere la limitazione del trattamento in determinate ipotesi (Diritto alla limitazione del trattamento art. 18);
ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro Titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, in determinati casi (Diritto alla portabilità dei dati art. 20);
opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano (Diritto di opposizione art 21);
ricevere senza ingiustificato ritardo comunicazione della violazione dei dati personali subita dal Titolare del trattamento (Art. 34);
revocare il consenso espresso in qualsiasi momento (Condizioni per il consenso art. 7).
Ove applicabili, l’interessato può esercitare i diritti di cui sopra, tramite email o telefono al Titolare del Trattamento.  Il Titolare del Trattamento si riserva di verificare l’identità dell’interessato prima di intraprendere ulteriori azioni in base alla sua richiesta.
In caso di reclamo l’interessato si può rivolgere all’Autorità Garante per la Protezione dei dati.


12 - Titolare del Trattamento
Titolare del trattamento dei dati è ELMA RESEARCH S.r.l, via Felice Casati, 32 – 20124 Milano (MI).

L’interessato può esercitare i diritti di cui al punto 11  via Email: compliance@elmaresearch.com
L’elenco dei Responsabili è disponibile presso il Titolare del Trattamento.


13 - Dati di contatti del Responsabile per la Protezione dei dati – DPO
Frareg S.r.l. Viale Jenner 38, 20159 Milano, tel. 02 69010030

Referente Ing. Barbosa.  Email dpo@frareg.com


14 - Aggiornamento della presente informativa
La presente Informativa può subire variazioni. Eventuali modifiche sostanziali saranno trasmesse agli interessati tramite email o pubblicazione sul sito web aziendale www.elmaresearch.com.

Data ultimo aggiornamento 21 Maggio 2018